Assistant(e) administratif(ve)

L'entreprise : 

GIBBIS, est une fédération engagée dans le secteur des soins de santé à Bruxelles. Ses membres sont des institutions de soins telles que des hôpitaux, des institutions psychiatriques, des maisons de repos et d'autres formes innovantes de soins. La fédération représente plus de 35.000 travailleurs et joue un rôle essentiel dans le secteur des soins de santé. Son objectif est d’améliorer constamment la qualité des soins donnés aux patients. GIBBIS est un interlocuteur incontournable du monde politique bruxellois et fédéral. 

C’est pour vous si :

• Vous cherchez à travailler pour le secteur non marchand
• Vous souhaitez un job qui fait « sens », vous sentir utile 
• Vous appréciez travailler au sein de petites structures où l’esprit d’équipe prime

Description du poste : 

En tant qu'assistant(e) administratif(ve) chez GIBBIS, vous soutenez une équipe dynamique de 15 professionnels, incluant notamment des économistes, des juristes, des psychologues et des administratifs. A côté de deux autres collaborateurs administratifs, vous êtes responsable du soutien administratif de l'équipe. Vous travaillez en binôme avec un conseiller (juridique, économique, etc.) sur différents projets. Vous êtes principalement en collaboration avec le conseiller pour les membres des institutions psychiatriques, mais vous intervenez également sur des projets transversaux comme la commission interne de droit social. Vous participez aux groupes de travail avec les membres de la fédération. 

Vos responsabilités :

• Support organisationnel/logistique et administratif des réunions avec les membres : gestion de l'agenda et des réunions, préparation des ordres du jour, documents, prise de notes et procès-verbaux, présentations PowerPoint, gestion de bases de données Excel, soutien à la collecte de données, utilisation du site web et de SharePoint, etc.
• Contacts avec les membres : notamment directeurs d’institutions psychiatriques, secrétaires de direction, et des contacts avec les partenaires externes, notamment les autres organisations ou le monde politique.
• Support au secrétariat général / Office Management : en collaboration avec l'assistante de direction, gestion autonome des procédures administratives liées au fonctionnement de l'ASBL, y compris la comptabilité, les ressources humaines, le facility management et les assurances.
• Gestion de projets : coordination autonome des tâches administratives pour les publications et autres projets.
• Traductions : point de contact pour toutes les traductions externes (relecture) et internes. Vous réalisez des traductions du néerlandais vers le français et vice-versa.

Votre profil :

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat, en communication, ou en traduction ou une expérience équivalente
• Vous disposez d'une première expérience professionnelle pertinente
• Vous êtes parfaitement bilingue français/néerlandais et vous avez de solides compétences rédactionnelles
• Vous disposez d’un très bon sens de l'organisation, de la planification et de la gestion du temps
• Vous êtes efficace, proactif(ve) et travaillez de manière autonome et précise, tout en étant un(e) véritable teamplayer.
• Vous avez une bonne maîtrise de l'informatique, en particulier des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint). Une expérience avec les réseaux sociaux comme LinkedIn est un atout.
• Vous êtes orienté(e) solutions et créatif(ve) dans votre travail de projet.

L'offre si vous rejoignez GIBBIS : 

• Une fonction temps plein (38/38h) variée dans un secteur porteur de sens et en pleine évolution. Un 4/5 est aussi une option.
• 20 jours de congés légaux complétés par 6 jours extra-légaux et une fermeture entre Noël et nouvel an + weekend de l'ascension offert
• Une équipe de 15 personnes soudée et avec des valeurs internes fortes. 
• Un cadre de travail agréable qui respecte l’équilibre vie privée et vie professionnelle avec la possibilité de bénéficier d’horaires flexibles et de 2 jours de home office.
• Une opportunité réelle de développer vos compétences, votre savoir-faire et votre créativité et la possibilité de suivre des formations.
• Une rémunération et des avantages attractifs ; CR, assurance hospitalisation, assurance groupe, assurance revenu garanti, GSM et abonnement, ordinateur portable, 13eme mois, remboursement des frais de transport. 
• La possibilité de se garer dans le parking du bâtiment.

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